end-to-end encryptie inschakelen tijdens real-time co-editing in ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace is een open-source self-hosted oplossing voor teambeheer en samenwerking die bestaat uit:

  • ONLYOFFICE Docs – online editors voor tekstdocumenten, spreadsheets, en presentaties (AGPL v.3).
  • ONLYOFFICE Groups – online samenwerkingsplatform dat gereedschappen omvat voor het beheer van documenten, projecten, klanten, en e-mails, samen met het beheerpaneel voor de configuratie van het platform (Apache 2.0).
  • ONLYOFFICE Mail Server – een oplossing om bedrijfsmailboxen aan te maken en te beheren (GPL v.2).
  • ONLYOFFICE XMPP Server – een app om instant berichten uit te wisselen (GPL v.2).

In deze handleiding leren we hoe je Private Rooms inschakelt voor versleutelde real-time co-editing in ONLYOFFICE Workspace.

Wat zijn privé kamers

In ONLYOFFICE zijn Privé Kamers afgeschermde werkplekken voor vercijferde samenwerking waar elk symbool dat je typt versleuteld wordt met het AES-256 algoritme.

Private Rooms werken via de interface van de ONLYOFFICE desktop app om de gegevens op de client te versleutelen en te ontsleutelen en maken het beveiligings eindpunt.

In tegenstelling tot andere cloud diensten of virtuele kamers die sterke bestandsversleuteling bieden maar geen geïntegreerde bewerkingshulpmiddelen, maakt ONLYOFFICE veilig bewerken en samenwerken van documenten mogelijk. In privé kamers worden alle gegevens plaatselijk op de machine versleuteld en in gecodeerde vorm naar de server overgebracht.

Met ONLYOFFICE kun je je documenten niet alleen versleutelen om ze op te slaan, maar ook veilig delen en in real time meewerken aan het bewerken van documenten. Alle documenten waarmee je in Private Rooms werkt worden versleuteld zodra ze gemaakt of geüpload zijn. Alle invoer door mede-auteurs, inclusief objecten, beelden, enz. worden aan de ene kant versleuteld, in versleutelde vorm naar de server overgebracht en aan de andere kant weer ontsleuteld.

De encryptiegegevens worden automatisch gegenereerd en overgebracht en zijn zelf versleuteld. En je hoeft geen wachtwoorden te bewaren of te onthouden.

Welke acties zijn toegestaan/beperkt in privé kamers

Je kunt:

  • Bestanden maken en uploaden (.docx, .xlsx, .pptx)
  • Bladeren door je beschermde bestanden en bestanden die met je gedeeld zijn
  • Mappen aanmaken
  • Je bestanden binnen een privé kamer verplaatsen
  • Bestanden permanent verwijderen
  • Deel bestanden met gebruikers die encryptiegegevens hebben
  • Documenten mee-redigeren

Je kunt NIET

  • Bestanden kopiëren
  • Gedeelde bestanden verplaatsen
  • Bestanden buiten de privé kamer verplaatsen
  • Bestanden delen met gebruikers zonder coderingsgegevens
  • Mappen uploaden
  • Overschrijf bestanden door ze te verplaatsen of te uploaden
  • Bestandsversies terugzetten

Stap 1: Private Rooms inschakelen

Als je nieuw bent met ONLYOFFICE Workspace, volg dan deze HowtoForge handleiding om het op je Ubuntu machine te installeren met het bijgeleverde script.

Zodra je het geïnstalleerd hebt, controleer je of Private Rooms ingeschakeld zijn (in de regel is deze functie standaard ingeschakeld).

Start je ONLYOFFICE Werkruimte en ga naar de module Documenten – daar zul je een Privé Kamers map zien. Zo niet, activeer je die in het Configuratiescherm:

Schakel privékamers in ONLYOFFICE in

Stap 2: Installeer de ONLYOFFICE bureaublad app

De volgende stap is de installatie van de nieuwste versie van de gratis open-source ONLYOFFICE Desktop Editors die gebruikt wordt om de gegevens op de client te versleutelen en te ontsleutelen.

Uit het DEB pakket:

sudo apt-key adv --keyserver hkp://keyserver.ubuntu.com:80 --recv-keys CB2DE8E5

Gebruik een beschikbare teksteditor (bv. nano),

nano /etc/apt/sources.list

voeg je het volgende record toe aan het bestand /etc/apt/sources.list:

deb https://download.onlyoffice.com/repo/debian squeeze main

Voer dan deze commando’s uit:

sudo apt-get update
sudo apt-get install onlyoffice-desktopeditors

Van snap pakket:

sudo apt update
sudo apt install snapd
snap install onlyoffice-desktopeditors

Stap 3: Verbind de desktop app met de wolk

Start de desktop toepassing en verbind die met je ONLYOFFICE Werkruimte. Ga naar het onderdeel Verbind met cloud en geef in het pop-up venster je web office adres op:

Verbind ONLYOFFICE Desktop App

Eenmaal ingelogd ga je naar de sectie Private Room en begin je je documenten te bewerken en mee te schrijven in een besloten en veilige omgeving:

Privékamer in ONLYOFFICE

Dat is alles! Private Rooms vereisen geen extra onderdelen of extra registratie om een nieuwe encryptie eenheid te maken. In feite is er voor jou als gebruiker geen verschil tussen het terloops bewerken van en meewerken aan je documenten en het werken in de vercijferde modus.