Documenten beveiligen met een digitale handtekening in ONLYOFFICE Desktop Editors v.6.2

ONLYOFFICE Desktop Editors is een gratis open-source kantoorpakket dat viewers en editors bevat voor tekstdocumenten, spreadsheets, en presentaties. Samen met offline werken is het mogelijk de app met de cloud te verbinden (ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud, Seafile) en online aan docs samen te werken. De code repository is beschikbaar op GitHub onder AGPL v.3.0 licentie.

De onlangs uitgebrachte versie 6.2 van ONLYOFFICE Desktop Editors bracht veel updates:

  • Digitale handtekening om te verifiëren dat de documentinhoud van jou afkomstig is en er geen wijzigingen in zijn aangebracht.
  • Mogelijkheid om de app te verbinden met Seafile voor online samenwerken aan documenten.
  • API documentatie waarmee ontwikkelaars de app kunnen verbinden met een DMS van een derde partij.
  • Gegevensvalidatie om de parameters te controleren van de informatie die andere gebruikers in cellen invoeren.
  • Figurentabel in docs om illustraties gemakkelijk te ordenen en ertussen te navigeren.
  • Slicers voor draaitabellen om de filtertoestand aan te geven om te begrijpen welke gegevens momenteel worden weergegeven.
  • Mogelijkheid om een aangepast getalformaat voor cellen in te stellen.
  • Nieuwe functies: GROEI, TREND, LOGEST, UNIEK, MUNIT, en RANDARRAY.
  • Nieuwe correctie-opties in presentaties om te kiezen of je autocorrectie wilt gebruiken terwijl je typt.

ONLYOFFICE 6.2

In deze handleiding leren we hoe je in ONLYOFFICE Desktop Editors een digitale handtekening kunt gebruiken om je documenten te beveiligen.

Als je nieuw bent met de ONLYOFFICE bureaublad-app, leer dan hoe je hem op je Ubuntu machine installeert in deze HowtoForge zelfstudie ( stap 2). In het geval je Manjaro hebt, raadpleeg je deze instructies.

Opmerking: Om documenten digitaal te kunnen ondertekenen heb je een ondertekeningscertificaat nodig, uitgegeven door een Certificaat Autoriteit. Certificaten leveren sleutels die gebruikt worden om de echtheid van digitale handtekeningen te valideren.

Deel 1: Een onzichtbare digitale handtekening toevoegen

  • Maak een nieuw bestand of open een bestaand bestand met ONLYOFFICE Desktop Editors.
  • Ga naar het tabblad Bescherming.
  • Klik op de pijl naast de knop Signature.
  • Kies de optie Digitale handtekening toevoegen.
  • Vul in het geopende venster het doel voor het ondertekenen van het document in.
  • Kies een digitaal certificaat (.crt en .key bestanden) en klik op OK.

Digitale handtekening toevoegen in ONLYOFFICE

Als dat gedaan is, is je document ondertekend en tegen bewerken beschermd.

Dit type handtekening is niet zichtbaar in de tekst, maar je vindt de details en instellingen ervan op de werkbalk aan de rechterkant, waaronder de naam van de eigenaar van het certificaat, datum en tijd van het toevoegen van de handtekening, en opties om hem te verwijderen of een andere toe te passen.

Als iemand besluit veranderingen in het ondertekende document aan te brengen, verschijnt een waarschuwing dat het bestand beschermd is. Door toch op Bewerken te klikken maakt hij de handtekening ongeldig, zodat je weet dat de inhoud opzettelijk gewijzigd is.

Document beschermen met digitale handtekening

Deel 2: Een handtekeningregel toevoegen

Een handtekeningregel is zichtbaar in de documenttekst en maakt het mogelijk handtekeningen van andere gebruikers te vragen.

  • Maak een nieuw bestand of open een bestaand bestand met ONLYOFFICE Desktop Editors.
  • Zet de muiscursor op de plaats waar je een handtekening wilt laten verschijnen.
  • Ga naar het tabblad Bescherming.
  • Klik op de pijl naast de knop Signature.
  • Kies de optie Voeg handtekeningregel toe.
  • Vul in het geopende venster de verplichte velden in: Naam, Titel ondertekenaar, E-mail, en Instructies voor ondertekenaar.
  • Vink eventueel het vakje Toon ondertekeningsdatum in ondertekeningsregel aan.
  • Klik op OK en sla het document op.

Voeg een zichtbare ondertekeningsregel toe

Als dat gedaan is verschijnt de ondertekeningsregel in het document. Je kunt het document zelf ondertekenen, maar ook andere gebruikers vragen dat te doen.

Je kunt ook meerdere ondertekeningsregels toevoegen naar gelang het aantal ondertekenaars. Als je zowel handtekeningen wilt aanvragen als het document zelf wilt ondertekenen, moet je eerst alle handtekeningregels toevoegen en dan het document ondertekenen.

Als je teamleden een document ontvangen waarvoor hun handtekening nodig is, zien ze in de rechter zijbalk een pop-up venster met de mededeling dat het document getekend moet worden.

Om het document via deze handtekening soort te ondertekenen dubbelklik je op de handtekening regel en kies je Sign in het geopende menu.

Je kunt je naam invoeren in het veld Naam ondertekenaar invoeren en de tekst opmaken door het gewenste lettertype en de juiste grootte te kiezen, of klik op de knop Selecteer afbeelding en upload een afbeelding die je als handtekening wilt gebruiken.

Bekijk dan een voorbeeld van je handtekening, kies een digitaal certificaat (.crt en .key bestanden), en klik OK. Als het klaar is, is het document beveiligd tegen bewerken en kan iedereen toegevoegde digitale handtekeningen zien.

Teken via de handtekeninglijn

Deel 3: Digitale handtekeningen verwijderen

Om een beschermd document te bewerken, klik je op de optie Edit anyway in het pop-up venster op het rechter zijpaneel. In dit geval worden alle toegevoegde digitale handtekeningen verwijderd.

Als alternatief kun je alle handtekeningen verwijderen via het tabblad Bestand. Ga naar de sectie Beschermen in de linker zijbalk en kies de optie Bewerk document.

Digitale handtekening verwijderen

Om een van de verschillende handtekeningen in het doc. te verwijderen:

  • Klik op het pictogram Signature Settings in de rechter zijbalk.
  • Klik op de pijl naast de bepaalde handtekening.
  • Kies de optie Signature verwijderen uit het menu.

Dat is alles! Nu kun je je documenten beter beveiligen met digitale handtekeningen.